Guide de digitalisation QHSE

La digitalisation de la Qualité, de l’Hygiène, de la Sécurité et de l’Environnement (QHSE) est un processus important pour les organisations souhaitant accroître leur efficacité, rationaliser leurs systèmes de gestion, valoriser leurs données QHSE, et réduire les risques.

En intégrant des solutions digitales, mobiles et collaboratives, les entreprises peuvent grandement améliorer leurs pratiques QHSE et améliorer leurs performances globales.

Cet article présente les principales étapes pour mener à bien une démarche de digitalisation QHSE, avec 2 aspects clés :

• la gestion et l’accompagnement du changement,
• la sélection d’une solution adéquate.

1) Analyser les besoins et l’existant

Premièrement, il est important de bien appréhender les besoins de votre organisation en matière de QHSE avec les acteurs clés, dont :

• les domaines où la digitalisation pourrait améliorer l’efficacité, la communication et la collaboration,
• les problèmes existants que la digitalisation pourrait résoudre,
• les tâches récurrentes chronophages et/ou nécessitant une forte charge de suivi, qui pourraient être automatisées pour gagner en efficacité.

Il est également pertinent d’identifier l’écosystème QHSE existant :

• les solutions QHSE déjà existantes au sein de l’organisation, pour intégration/migration de l’historique : tableaux Excel, formulaires web, documentation, avec leurs forces et limites,
• les systèmes environnants (pour leur interfaçage) : ERP, MES, GMAO, SIRH, robots d’industrie 4.0,…

Au delà des besoins actuels et de l’existant, intégrer à la checklist des usages futurs pressentis - qui pourraient requérir d’autres fonctionnalités, des capacités multisite, des traductions,… - sécurise la démarche et le choix de solution.

Enfin, il convient d’évaluer le nombre potentiel d’utilisateurs, par palier de déploiement, en considérant les apports collaboratifs, d’implication et de motivation des acteurs (internes ET de l’écosystème de l’organisation) avec la digitalisation des démarches QHSE.

2) Sélectionner la solution

Cartographier et évaluer les solutions

Une fois que vous avez identifié vos besoins, vous pouvez cartographier les solutions digitales adaptées à votre organisation.

Il existe plusieurs solutions QHSE digitales sur le marché, dont des plateformes en mode SaaS (Software as a Service / logiciel en tant que service) qui évitent d’investir dans des infrastructures et de gérer un projet de mise en œuvre et de maintenance technique de l’applicatif.

Au delà de l’adéquation aux usages et besoins, il convient d’être attentifs aux points suivants :

• modèle économique de la solution : simuler une tarification avec les usages cibles à différents paliers du déploiement : nombre d’utilisateurs, fonctionnalités, volumétries. Regarder la présence d’une option de souscription annuelle avec remise pour pouvoir optimiser les coûts,
• présence d’une application mobile pour accompagner le déploiement des usages sur le terrain,
• les capacités d’intégration et d’import effectives. La mise à disposition d’une API sécurisée et documentée est l’état de l’art,
• les possibilités d’intégration de l’interface avec votre identité visuelle : logo, palette de couleurs,…
• les capacités de restitution des données : tableaux de bords paramétrables, graphs,…
• s’assurer de la sécurité de la plateforme, du niveau de service technique et de la présence d’un Plan de Continuité d’Activité en cas de sinistre,
• s’assurer que vous gardiez la maitrise de vos données QHSE : export de vos données, niveau de confidentialité effective vis à vis de l’éditeur/du fournisseur,
• la qualité du service client, notamment du support,
• la richesse de l’offre de services associée : formations pour les différents profils, aide au déploiement et à l’intégration au système d’information,
• les évolutions à venir (roadmap de la plateforme).

Evaluer concrètement la solution pressentie

Il est souvent judicieux de privilégier une solution permettant la mise en route rapide, afin de se faire une idée concrète des fonctionnalités et de l’ergonomie de la solution, au delà d’une démonstration planifiée avec un commercial :

• la création de compte en self-service (ex: période d’essai de la solution),
• des fonctionnalités d’onboarding et d’help-desk intégrées ainsi que des ressources support,
• la possibilité d’usage et test des principales fonctionnalités visées,
• les possibilités de services de support et d’accompagnement durant le processus de prise en main de la solution.

3) Usage pilote

Une fois le compte créé, il faut paramétrer et intégrer les données de base, en fonction des usages souhaités :

• organisation : sites, unités organisationnelles, clients, fournisseurs,…
• premiers utilisateurs,
• produits et services nécessaires,
• + autres données nécessaires au(x) premier(s) cas d’usage(s) déployé(s), dont intégration et import de données existantes.

Lancer l’usage pilote

Avant le lancement effectif, il est également important de présenter à l’équipe pilote :

• la démarche de digitalisation et ses enjeux,
• la solution : ses fonctionnalités utilisées dans le cadre du pilote, son interface, les ressources et supports associés,
• les attendus du pilote.

Il convient de suivre régulièrement les gains effectifs apportés par la solution et les retours de l’équipe pilote, qui enrichirons la préparation du déploiement dans les meilleurs conditions.

4) Déploiement

Suivant le périmètre du déploiement, celui-ci peut se faire en plusieurs lots (d’usages fonctionnels, de périmètres utilisateurs,…) et comprend généralement, en phase avec la roue de Deming :

Plan

• la planification du déploiement de la solution,
• la planification de l’accompagnement au changement (digitalisation QHSE).

Do

• les éventuels paramétrages et imports complémentaires,
• la formation des utilisateurs, par profil.

Check

• le suivi de la prise en main et de l’usage effectif,
• le suivi et l’analyse des métriques clés sur le périmètre déployé; exemples : gains de temps et de productivité, d’anticipation de problèmes,…

Act

A l’image du/des systèmes QHSE qu’elle sous-tend, la solution doit également s’améliorer continuellement, pour délivrer continuellement plus de bénéfices :

• usages plus poussés, pour aller toujours plus loin dans l’anticipation, l’analyse et l’amélioration de l’organisation,
• affinage du paramétrage et de l’administration,
• évolutions continues de la plateforme : roadmap de la plateforme, alimentée entre autres par les retours clients.