Comment traiter une demande client de certification
Les appels d’offres et référencements intègrent, de plus en plus fréquemment, des exigences de certification de l’organisation et d’engagements, au-delà des aspects légaux.
Ces demandes se sont nettement renforcées, en nombre et en criticité ces dernières années. Au-delà des évidents besoins et caractéristiques portant directement sur le(s) produit(s) / service(s), les domaines d’exigences sont multiples :
- qualité : s’assurer que les produits et services qui vont être livrés seront effectivement conformes aux attentes, pour éviter de coûteux retours fournisseurs, ruptures d’approvisionnement en aval, non-conformités dans la chaîne de valeur, …
- RSE : l’environnement et plus largement la responsabilité sociétale des entreprises,
- sécurité de l’information (cybersécurité) et le respect des données personnelles.
En France, la commande publique a progressivement monté son niveau d’exigence en les retranscrivant dans différents textes, dont :
- l’ordonnance n° 2015–899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics
- Arrêté du 22 mars 2019 : “certificats de qualité attestant que l’opérateur économique se conforme à certaines normes d’assurance de qualité”
- la loi Climat et résilience du 22 août 2021
Face à ces évolutions, afin de développer et sécuriser des parts de marchés dans un environnement concurrentiel, vous devez envisager une certification ?
Faire un état des lieux de son entreprise
Les normes portant sur l’organisation, telles ISO 9001, 14 001, 45 001, sont souvent composées de bonnes pratiques pour l’organisation et le management de l’entreprise.
Une campagne E Value it vous permet de disposer très rapidement d’un premier panorama de la situation et d’identifier :
- des bonnes pratiques de la norme déjà en place ✅
- des premiers leviers d’action
Mettre en œuvre une campagne E Value it d’évaluation de conformité
Créez une campagne et sélectionnez la norme sur laquelle vous souhaitez vous évaluer : les points de diagnostics sont préremplis pour un large catalogue de normes.
La plateforme E Value it étant digitale et collaborative, vous pouvez facilement distribuer les évaluations à réaliser sur plusieurs acteurs. A tout moment, vous pouvez enrichir les évaluations de photos et documents et vous disposez d’un indicateur de progression de la campagne.
Analyser les résultats de la campagne
La solution E Value it vous délivre plusieurs outils d’exploitation des résultats de la campagne pour avoir et partager un diagnostic à 360° :
- les rapports professionnels de la campagne, incluant graphiques et le détail de l’ensemble des points d’évaluation
- un SWOT, avec des suggestions fournies par l’outil sur des axes d’amélioration 💡
- un radar de scoring pour visualiser rapidement le résultat par thème
Considérer la démarche organisationnelle
Considérer une certification comme un livrable annexe et non une démarche organisationnelle est un facteur fréquent d’échec et ne permettrait pas d’en tirer tous les bénéfices sur le long terme.
Aussi, avant de lancer effectivement une démarche de certification, il convient de :
- S’approprier les principes de la démarche. Exemple pour la qualité (ISO 9001) : https://www.iso.org/files/live/sites/isoorg/files/store/fr/PUB100080_fr.pdf
- Identifier des opportunités autour de la démarche, plus larges que son déclencheur (besoin d’un marché dans le cas de cet article), et donc des leviers de changements et de bénéfices complémentaires.
→ Transformer le besoin de certification en démarche volontaire, jalonnée par la certification requise, et avec une portée et des bénéfices attendus plus larges.
Agir sur des leviers et obtenir rapidement des résultats tangibles
Poser les objectifs de la démarche et en porter le leadership
Définir comment la démarche, ses principes, et objectifs, dont la certification, s’inscrivent dans la stratégie de l’entreprise et vont, probablement, apporter des changements à la culture de l’entreprise.
Acter que la démarche et le projet de certification disposent d’un niveau de priorité suffisant : s’impliquer ET y impliquer les acteurs.
Mettre en place une équipe projet
L’accélération de la démarche peut s’appuyer notamment sur des ressources internes dédiées et/ou consultants QHSE externes, qui apportent expérience de la démarche et de projets de certification.
Planifier le projet de certification
Il convient de revoir et d’adresser toutes les exigences de la norme visée. Les premiers leviers de conformité identifiés suite à la campagne E Value it permettent d’alimenter, entre autres, la liste des actions à réaliser.
Le planning prend en compte :
- la disponibilité des acteurs des actions de mise en conformité,
- les pratiques qui doivent être prouvées, auprès de l’auditeur de certification, dans le temps et être appropriées par les acteurs,
- l’éventuel montage de dossier de certification,
- les audits, dont des éventuels audits à blanc
Le module de gestion de projet de la plateforme E Value it permet de planifier et suivre l’avancement des actions, et de faire le lien avec l’amélioration des points de conformité.
Préparer l’audit de certification
Il est fréquent de réaliser un ou plusieurs audit(s) “à blanc”, afin de vérifier à nouveau le niveau de conformité après mise en œuvre des actions visant à la conformité, et de réajuster la démarche et les actions si besoin :
- audit interne
- audit réalisé par un consultant, dans les condition de l’audit de certification
Inscrire la démarche dans le temps
…pour en tirer le maximum de bénéfices et anticiper le renouvellement de certification.