Comment réaliser mon premier Gemba walk ?

Dans cet article, vous allez apprendre tout ce qu’il y a à savoir sur le Gemba Walk et son application en entreprise. Vous serez en mesure de réussir votre première visite de routine terrain en toute tranquillité.

Définition du Gemba Walk

Le “Gemba Walk” est un terme japonais qui peut être traduit littéralement par “marche sur le terrain”.

C’est une pratique où les responsables se déplacent physiquement sur le lieu de production pour observer les opérations et interagir avec les employés.

L’objectif est d’observer directement les opérations, où elles se font, de comprendre les processus et de dialoguer avec les employés sur place. Cela permet d’obtenir une vision concrète de la situation, d’identifier ensemble les opportunités d’amélioration et de favoriser la communication au sein de l’entreprise.

Qui fait un Gemba Walk ?

Tous les profils d’encadrement, hiérarchiques, fonctionnels et/ou superviseurs peuvent faire des Gemba Walks !

Réaliser un Gemba Walk est rapide et simple, et n’est pas réservé aux responsables de production industrielle, responsables QHSEE, et responsables Lean.

Quels sont les avantages pour les collaborateurs ?

Les Gemba Walk permettent d’impliquer et de valoriser tous les acteurs de l’entreprise, notamment ceux du terrain. Ils vivent la réalité de ce qui se produit dans l’entreprise. Ils se sentent ainsi écoutés et pris en considération, ce qui favorise aussi le sentiment de contribuer aux démarches vertueuses.

C’est aussi un moyen de redonner de la vision aux équipes opérationnelles. Ayant la “tête dans le guidon”, ils peuvent ne plus s’apercevoir des problèmes auxquels ils sont confrontés chaque jour. De plus, le Gemba Walk est formateur, il permet d’optimiser les processus et la méthodologie de travail.

Il faut voir le Gemba Walk comme un moment d’échange. Ce n’est pas un contrôle surprise où pointer des manquements, mais comme un liant constructif entre dirigeants et salariés.

Quels sont les avantages pour l’entreprise

Toutes les entreprises peuvent bénéficier des avantages de la réalisation de Gemba Walk, et ce peu importe le contexte de l’entreprise. On peut tout autant en réaliser, que l’on soit une industrie, un concessionnaire ou une agence de voyage.

En effet, c’est en s’immergeant dans le quotidien des équipes que les participants vont pouvoir prendre du recul, identifier et comprendre les écarts dans les processus et des problèmes. Cela permet aussi de recenser les bonnes pratiques et de capitaliser sur celles qui ont été découvertes.

On peut pour cela prendre l’exemple du secteur de l’industrie à travers des 7 Mudas (ou encore sources de gaspillage) :

• La sur-production
• Le sur-processus
• Le sur-stockage
• Les transports inutiles
• Les mouvements inutiles
• Les non-conformités
• Le temps d’attente

Le Gemba walk permet à l’entreprise de réaliser des actions d’amélioration, avec impact positif et concret sur les opérations.

Quels sont les freins au Gemba Walk ?

Comme on l’a pu l’énoncer, un Gemba Walk peut donner l’impression d’un contrôle surprise pour des collaborateurs et donc une source d’anxiété, et ce n’est pas le but recherché.

Il est par conséquent important de développer une culture d’entreprise positive, basée sur l’écoute, la transparence et l’amélioration continue. Il est également essentiel de développer une culture de l’apprentissage continu, en encourageant la recherche constante d’améliorations et l’apprentissage issu des retours d’expériences. Ainsi, la routine de vérification devient perçu comme une expérience enrichissante et collaborative.

Vous l’aurez compris, la direction joue un rôle important dans la réussite des Gemba Walks. Si elle n’est pas moteur de l’amélioration continue, elle constituera un frein.

Comment réaliser un Gemba Walk ?

Il n’existe pas une seule façon de réaliser votre Gemba Walk. Mais néanmoins, vous allez avoir besoin de préparation : vous allez devoir vous mettre dans l’état d’esprit d’un “vivez ma vie” ou même d’un stagiaire qui souhaite découvrir concrètement un nouveau métier.

Pour vous aider à préparer votre premier Gemba Walk, nous avons identifié 5 étapes clés pour sa réussite :

• Définir le périmètre : ne vous perdez pas à vouloir tout faire d’un coup. Concentrez vous sur un métier, une activité, un site voir une ligne de production … La prochaine fois, vous pourrez voir un autre périmètre vous créant ainsi de la matière à comparer.
• Connaître la finalité des processus observé : il est important de connaître quels sont les processus formalisés dans l’entreprise. Ainsi, vous serez plus à même de repérer les écarts sur le terrain et ainsi de questionner, analyser et comprendre pourquoi ce n’est pas respecté.
• Qui sont les membres de l’équipe : savoir avec qui vous allez passer le moment de l’exercice et surtout quels sont leur rôle dans l’entreprise ou dans les différents processus auxquels vous allez être confronté.
• Constituer une check-list de points à observer : en fonction du périmètre, des processus observés, dressez une liste de points à évaluer
• Préparer le matériel de prise de note : si vous n’avez pas d’application dédiée sur votre smartphone, prenez un papier, un stylo et aussi un appareil photo (le smartphone fait très bien l’affaire : une bonne photo est souvent plus utile que 1000 mots). Vous devrez prendre des notes de ce que vous constaterez et des échanges que vous allez avoir.

Une fois votre préparation terminée, il vous restera 3 règles importantes à respecter :

• Observer par soi-même : ne restez jamais sur un “on-dit” ou un préjugé, car ce qu’on appelle le “cadre de référence” ne sera pas le même entre vous et une autre personne.
• Être curieux : posez des questions à tous ceux avec qui vous allez travailler, recueillez leurs témoignages et leurs vécus dans l’entreprise, tout en restant neutre.
• Montrer du respect : attention à ce que vous allez dire et faire, ne froissez pas vos interlocuteurs, témoignez leur du respect, ils sont avec vous, pas contre vous.

Voilà, là vous êtes fin prêt à passer un moment en immersion et à réussir votre Gemba Walk !

Formalisation du rapport

La formalisation du rapport. La bête noire qui effraie tous les juniors et même certains seniors. C’est le moment de compiler tout ce que vous avez pu constater : photos, processus, écarts, notes…

Souvent réalisé dans un document Word, c’est une partie chronophage, mais nécessaire. En tant que moyen de communication et utilisé pour effectuer des comparatifs, des statistiques et des évolutions, il doit être clair.

Apporter un feedback constructif

Néanmoins, une fois l’activité achevée, planifiez un temps avec l’équipe pour organiser un “rapport d’étonnement”. C’est le moment de partager votre feedback avec l’équipe. Il va falloir exposer les observations négatives, mais aussi le positif. Nous vous recommandons de commencer par un point positif, puis le négatif pour finir sur une note positive, la démarche étant constructive.

Gemba Walk : un processus itératif

Le Gemba Walk doit être vu comme un processus itératif. C’est même l’une des étapes clés du principe d’amélioration continue PDCA (Plan, Do, Check, Act), car elle vous permet de contrôler les processus de l’entreprise.

Maintenant, il ne reste plus qu’à déterminer la fréquence de réalisation des Gamba Walks. Cela va principalement dépendre de vous, du temps que vous avez à disposition, et du contexte de l’entreprise.

On peut très bien, sur une chaîne de production, avoir une check-list journalière, sur un chantier une autre hebdomadaire, et sur une plate-forme logistique une mensuelle.

Les conseils de nos experts

Créez-vous vos modèles de Gemba Walk : checklists, rapports. Cela vous évitera de perdre du temps à devoir faire de la duplication, de la mise en page et de l’analyse d’évolution.

Vous pouvez utiliser des tableaux blancs pour dessiner un plan et y mettre des post-it sur les lieux où un problème est constaté permet d’identifier les zones à risque, ou encore mieux, des outils numériques spécialisés pour réaliser vos Gemba Walks.

Notre solution pour digitaliser les Gemba walks

Un bon moyen de gagner du temps, en évitant re saisies d’observations, tâches, la récupération de photo et l’élaboration de rapports, est l’utilisation d’applications digitales spécialisées, comme celle proposée par E Value it.

Ce genre d’application vous permet de réaliser, après un simple paramétrage de votre checklist ainsi que votre charte graphique, la facilitation et l’industrialisation d’un Gemba Walk, en générant automatiquement un rapport avec notes, documents et photos prises depuis l’application et la possibilité de rejouer le Gemba walk régulièrement et au besoin. Elle permet aussi de constituer et suivre un plan d’action collaboratif.